随着科技的不断发展和数字化管理的日益普及，许多公司开始将传统纸质图纸转换为电子版本，以提高图纸的可靠性、传递效率和环保性。但是，电子版本的图纸一旦失控或出现问题，将会给企业生产和管理带来各种风险和影响。因此，企业应当建立起完善的电子版本的图纸管理机制，以确保公司图纸文件的安全性、可靠性和有效性。

一、存储

将电子版本的图纸存储在专门的电子文档管理系统中，建立电子文档数据库，实现文档统一管理和分类存储。为了方便查询、共享和协同办公，可以按照图纸编号、名称、类别等指标对电子文档进行分类和标签化，设置检索规则。同时，针对不同级别的图纸文件，也应该建立相应的存储位置和访问权限，并保证电子设备的正常运行和数据备份。最好定期对文档进行备份，以防止数据丢失或损坏，避免产生重大的财务和法律风险。

彩虹图纸管理系统可实现技术资料集中存储，保证数据的一致性，确保资料能够得到及时更新，更加方便数据备份及维护

二、版本控制

为了防止图纸的混淆或错误，应该建立电子图纸版本控制机制，对图纸进行更新和变更时，确保所有修改内容能够及时和准确地反映在图纸库中，并与历史版本进行区分和管理，避免因版本不一致而产生的错误。应该建立文档变更申请流程，要求有合适的文件夹、文件名和编号等标识方式，便于进行统计和查询。并且，需要对每一个新版本进行审批和授权，保证修改内容的规范性和合法性。

彩虹图纸管理系统智能的版本管理功能，实现版本的实时更新，并可随时查阅各版本或返回各个历史版本

三、安全性控制

对电子图纸进行安全性控制，设置访问权限，禁止无权访问、修改和复制等行为，以保护企业的知识产权和机密信息。应该建立相应的账号和密码机制，以及登录日志记录审核机制，避免数据信息的非授权访问。要在系统中设置文档借阅申请流程，设置借阅人员的身份验证和使用规则，以及借阅期限等重要规则。使得图纸借取的过程清晰明了，并能及时了解借用情况。同时，在处理图纸借出/归还的过程中，需要进行相应的操作记录和跟踪。在发现访问违规行为时，应采取措施进行防范和惩罚，保证企业图纸数据的安全性。

彩虹图纸管理系统安全稳定，图纸资料自动备份，系统稳定运行，多层安全控制机制，细致、严密地保障企业知识财富的安全

四、归档管理

建立归档管理流程，对已经过时或不再使用的电子图纸进行归档，便于回溯和查询。应根据图纸修改情况、使用率、归档期限等因素，确定归档流程及时间，并建立相应的归档管理制度和程序。以备查询或参考。可同时设定文档留存的期限，根据客户合同的要求，对图纸文件进行留存，收集构成企业档案，便于长期监管和管理。

在图纸归档受控过程中，彩虹图纸管理系统支持技术资料集中储存，将有价值的图纸、文档统一到系统的服务器中，可以按照企业部门、项目、图纸文档的类型分类管理，实现企业图文档资料的集中管理，沉淀企业知识库

五、共享和协同

建立共享和协同机制，允许内部成员之间实现数据共享和协作，提高工作效率和合作性。将图纸设计、制造、开发等相关部门的数据整合在一起，在正式的项目管理流程中，便于目标和计划的协作和制订。通过图纸的预览功能，可以直接查看行业标准和规范，快速打通工作中的瓶颈，增加工作效率。

彩虹图纸管理系统 的异地协同办公功能，确保内部成员之间实现数据共享和协作，提高工作效率

综上所述，企业应该建立完善的电子版本的图纸管理机制，强化图纸的存储、版本控制、安全控制、归档管理和共享协同等环节。只有依靠严格而完善的管理机制，才能有效地保护企业图纸文件的安全性、可靠性和有效性，为企业的生产和管理活动提供有力的保障。

彩虹系列办公管理系统旨在为企业提供一套完善的 图纸管理 及协同办公平台，涵盖了设计研发涉及的图文档管理、编码管理、权限管理、在线审批、变更管理、无纸化、数据安全管理及协同办公等内容。强大的系统过程管理功能彻底终结图纸等技术资料管理混乱的现状，实现图纸文档的全生命周期管理，让企业组织的图纸文档管理“井井有条”，简单易用的协同功能帮助企事业组织实现更高效率的协同工作。